วิธีลด Case Backlog

การจัดการเคสไม่ว่าจะเป็นเคสแบบไหนก็ให้โอกาสสำหรับงานในมือที่อุดตันในการผลิต คุณมีท่อสำหรับป้อนกรณีและปัญหาใหม่ในขณะที่กรณีปัจจุบันยังคงเปิดอยู่ในขั้นตอนต่างๆของการประมวลผล ปัญหาคอขวดเกิดขึ้นเนื่องจากขั้นตอนที่ไม่มีประสิทธิผลการประสานงานที่ไม่ดีการขาดการสื่อสารและสถานการณ์วิกฤตที่เพิ่มกรณีใหม่หรือการประมวลผลช้า การลดงานในมืออาจเป็นความพยายามเพียงครั้งเดียวในการจัดการวิกฤตหรือแผนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องในโฟลว์การจัดการเคส

ประเมินและจัดทำเอกสาร

คุณต้องทราบขอบเขตของงานในมือก่อนจึงจะเริ่มวางแผนลดได้ ระบุกรณีและปัญหาที่เปิดอยู่ทั้งหมดและงานสำคัญที่ต้องดำเนินการเพื่อย้ายกรณีและปัญหาผ่านกระบวนการ ติดตามกรณีที่เปิดตั้งแต่วันที่เปิดจนถึงงานที่เสร็จสมบูรณ์ทั้งหมดและระบุวันที่ที่เกี่ยวข้องเมื่อมี เมื่อคุณมีรายการและการประเมินรายการค้างส่งของกรณีและปัญหาทั้งหมดแล้วให้จัดทำเอกสารที่ค้างในรายงานและรวมข้อมูลสรุป ระบุจำนวนเคสเช่นเคสที่เปิดทั้งหมดและจำนวนเคสที่อยู่ในแต่ละเหตุการณ์สำคัญในกระบวนการ ตัวอย่างเช่นคุณอาจมีไฟล์แอปพลิเคชันการรับสมัครที่เปิดอยู่ 350 ไฟล์ซึ่งบางไฟล์ต้องมีการถอดเสียงและการอ้างอิงและอื่น ๆ ที่อยู่ในไฟล์ระงับเพื่อรอการตรวจสอบ

ล้างและกลุ่ม

ตรวจสอบรายชื่อกรณีที่เปิดอยู่และระบุกรณีที่สามารถปิดได้โดยใช้ความพยายามเพียงเล็กน้อย ดูกรณีที่ไม่มีกิจกรรมเป็นเวลานานหรือกรณีที่ผู้สมัครพลาดกำหนดเวลา การตรวจสอบของคุณอาจเปิดเผยกรณีที่ถูกปิดอย่างมีประสิทธิภาพ แต่ไม่ได้รับการกำหนดและยื่นอย่างถูกต้อง การตรวจสอบยังสามารถระบุกรณีที่มีปัญหาเกี่ยวกับคุณสมบัติเช่นผู้สมัครที่อายุน้อยเกินไปสำหรับการพิจารณา จัดกลุ่มเคสเปิดที่เหลือตามสถานะหรืองานที่คาดหวังถัดไป หมวดหมู่อาจรวมถึงไฟล์เคสที่รอลายเซ็นการจัดการเคสที่ถูกระงับสำหรับการตรวจสอบประวัติหรือเอกสารที่ขาดหายไป การจัดกลุ่มกรณีและปัญหาที่เปิดอยู่ทำให้ง่ายต่อการระบุแต่ละประเภทแยกกันหรือมอบหมายงานให้ผู้อื่นเพื่อแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว

แก้ไขปัญหา

ตรวจสอบขั้นตอนและกระบวนการสำหรับการจัดการเคสรวมถึงระยะเวลาที่แนะนำตั้งแต่เปิดจนถึงปิด ระบุสาเหตุของการค้างหรือคอขวด บางทีคุณอาจมีผู้จัดการเคส 10 คนที่ให้อาหารหลายสิบเคสให้กับผู้ปิดบัญชีสามคน ไฟล์เคสที่เคลื่อนผ่านหน่วยต่างๆโดยไม่มีการกำกับดูแลหรือรับผิดชอบอาจทำให้เกิดงานค้างได้ การเพิ่มขึ้นของอาชญากรรมและการขาดแคลนพนักงานอาจทำให้เกิดงานค้างในศาล แอปพลิเคชันการรีไฟแนนซ์สินเชื่อที่ค้างอยู่ในบัญชีอาจเป็นบรรทัดฐานและดูเหมือนจะทนต่อความพยายามในการลด การทำความเข้าใจว่างานในมือเกิดขึ้นได้อย่างไรจะช่วยให้คุณพัฒนาแผนการลดได้

วางแผนและดำเนินการ

จัดทำแผนสำหรับการลดปัญหาค้างส่งของกรณีและปัญหาตามการประเมินการแก้ไขปัญหาและการทบทวนนโยบายและขั้นตอนปัจจุบันของคุณ ทำงานร่วมกับเจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานอื่น ๆ เพื่อเจาะลึกรายละเอียด รวมไทม์ไลน์การจัดการเคสที่แนะนำตั้งค่าการประมวลผลเคสและเป้าหมายการปิดและประสานความพร้อมของวัสดุและวัสดุที่จำเป็น จัดให้มีการประชุมและการสื่อสารอย่างสม่ำเสมอระหว่างเจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติงานด้านการจัดการเคส สร้างกระบวนการสำหรับการกำกับดูแลการจัดการเคสเช่นแบบฟอร์มให้เจ้าหน้าที่ลงนามในแต่ละขั้นตอนในกระบวนการและการแจ้งปิดเคส จำเป็นต้องมีรายงานการจัดการกรณีและปัญหาอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้มีการระบุและแก้ไขปัญหาค้างส่งอย่างรวดเร็ว ดำเนินการตามแผนลดงานในมือโดยแจ้งให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบล่วงหน้าและจัดทำสำเนาแผน