โฟลเดอร์ทรัพยากรบุคคลมีเอกสารอะไรบ้าง?

มีแบบฟอร์มและรายการจำนวนมากที่อยู่ในโฟลเดอร์ทรัพยากรบุคคลของพนักงาน รูปแบบเหล่านี้บางส่วนได้รับการดูแลเพื่อวัตถุประสงค์ทางกฎหมาย คนอื่น ๆ ถูกฟ้องเนื่องจากนโยบายและระเบียบการของ บริษัท ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลยังเก็บบันทึกส่วนบุคคลของพนักงานตลอดอาชีพของพวกเขา บริษัท ขนาดเล็กอาจเลือกสแกนเอกสารทั้งหมดหรือบางส่วนของพนักงานเพื่อสร้างไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ด้วยวิธีนี้ไฟล์จะไม่เสี่ยงต่อความเสียหายจากไฟไหม้น้ำหรือการโจรกรรม

เอกสารทางกฎหมาย

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กต้องเก็บรักษาเอกสารทางกฎหมายบางอย่างสำหรับพนักงาน ตัวอย่างหนึ่งคือแบบฟอร์ม I-9 ซึ่งยืนยันว่าพนักงานสามารถทำงานในสหรัฐอเมริกาได้อย่างถูกกฎหมาย บริษัท อาจเก็บรูปถ่ายใบขับขี่และบัตรประกันสังคมของพนักงานไว้เป็นเอกสารเพิ่มเติมสำหรับสถานะทางกฎหมายของเธอ นอกจากนี้พนักงานมักจะขอให้กรอกแบบฟอร์ม W-4 ในวันที่เริ่มงานซึ่งรวมอยู่ในโฟลเดอร์ทรัพยากรบุคคล แบบฟอร์มเหล่านี้แสดงจำนวนการยกเว้นภาษีส่วนบุคคลที่พนักงานเรียกร้อง

เอกสารเกี่ยวกับงาน

แผนกทรัพยากรบุคคลยังเก็บประวัติย่อและแอปพลิเคชันของพนักงานไว้ในโฟลเดอร์ โดยปกติรายการเหล่านี้จะถูกส่งเมื่อพนักงานสมัครงาน บริษัท เก็บรักษาบันทึกเหล่านี้ในกรณีที่จำเป็นต้องตรวจสอบภูมิหลังของบุคคล เอกสารเกี่ยวกับงานอื่นที่เก็บไว้ในโฟลเดอร์ทรัพยากรบุคคลคือรายละเอียดงานของพนักงาน นี่คือสรุปความรับผิดชอบในงานของพนักงานซึ่งโดยปกติจะแบ่งออกเป็นหน้าที่ต่างๆเช่นการจัดการพนักงานการทำงานร่วมกับเพื่อนการสื่อสารและความรู้ทางเทคนิค

เอกสารที่เกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพ

การทบทวนประสิทธิภาพเป็นเอกสารสำคัญอื่น ๆ ที่เก็บไว้ในโฟลเดอร์ทรัพยากรบุคคล การเก็บรักษาบันทึกการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานหรือบทวิจารณ์อาจช่วยปกป้องธุรกิจจากคดีความ ตัวอย่างเช่นธุรกิจขนาดเล็กอาจถูกฟ้องร้องเลิกจ้างโดยมิชอบจากอดีตพนักงาน เจ้าของธุรกิจสามารถพิสูจน์ได้ดีขึ้นว่าการเลิกจ้างเกิดจากผลการปฏิบัติงานหากเธอเก็บสำเนาการประเมินผลงานของพนักงานไว้ ในทำนองเดียวกันบันทึกการดำเนินการทางวินัยหรือการเขียนอาจถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์

เอกสารอื่น ๆ

นายจ้างยังเก็บบันทึกหรือการเข้าร่วมรางวัลและประวัติทางการแพทย์ของพนักงานไว้ในโฟลเดอร์ทรัพยากรบุคคล บันทึกการเข้าร่วมช่วยให้ผู้จัดการสามารถระบุได้ว่าพนักงานมีวันป่วยหรือลาพักร้อนเกินหรือไม่ บ่อยครั้งที่ บริษัท ต่างๆเสนอรางวัลให้กับพนักงานเป็นระยะซึ่งอาจเก็บไว้ในแฟ้ม รางวัลเหล่านี้อาจรวมถึงการส่งเสริมการขาย "พนักงานประจำเดือน" หรือรางวัลพิเศษ โดยปกติแล้วบันทึกทางการแพทย์จะถูกเก็บไว้เพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามกฎหมาย ADA บางประการซึ่งเกี่ยวข้องกับพระราชบัญญัติคนพิการของอเมริกา แผนกทรัพยากรบุคคลอาจสร้างโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับเวชระเบียนเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาความลับ