รายการตรวจสอบการประมวลผลเงินเดือน

การประมวลผลเงินเดือนต้องทำงานหลายอย่างเพื่อให้แน่ใจว่ามีการประมวลผลเช็คเงินเดือนและการปฏิบัติตามภาษีเงินเดือนและผลประโยชน์อย่างถูกต้อง การมีรายการตรวจสอบจะช่วยให้พนักงานจ่ายเงินเดือนทำงานได้ตามกำหนดเวลาและมั่นใจได้ว่าจะไม่มีการเลิกทำ รายการตรวจสอบอาจแตกต่างกันไปตามขนาดของบัญชีเงินเดือนและระบบที่ใช้ ถึงกระนั้นก็มีการใช้งานมาตรฐานบางอย่าง

บันทึกพนักงาน

ขั้นตอนแรกของรายการตรวจสอบควรตรวจสอบและปรับเปลี่ยนบันทึกการจ่ายเงินเดือนของพนักงานที่จำเป็น ซึ่งรวมถึงการเปลี่ยนแปลงที่อยู่การขึ้นเงินเดือนและการหักเงินการเปลี่ยนแปลงการหักเงินเดือนการตั้งค่าการจ้างงานใหม่และการประมวลผลพนักงานที่ถูกเลิกจ้าง

การรักษาเวลา

คนงานรายชั่วโมงจะได้รับค่าจ้างตามจำนวนชั่วโมงที่ทำงานในรอบการจ่ายเงิน ดังนั้นการประมวลผลเงินเดือนจึงรวมถึงการหาชั่วโมงที่ต้องจ่าย รายการตรวจสอบควรรวมถึงงานรักษาเวลาทั้งหมดเช่นตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการส่งบัตรเวลา / ใบบันทึกเวลาอย่างเหมาะสมการคำนวณเวลาและการลงทะเบียนใบบันทึกเวลาการพิมพ์ (ถ้ามี)

การประมวลผลค่าจ้าง

รายการตรวจสอบควรมีสิ่งที่ต้องตรวจสอบเมื่อจ่ายค่าจ้าง ซึ่งรวมถึง: การป้อนและเข้ารหัสชั่วโมงปกติและล่วงเวลา; การปรับค่าจ้าง การจ่ายโบนัสค่าคอมมิชชั่นค่าชดเชยเงินเดือนและผลประโยชน์ของ บริษัท เช่นการจ่ายเงินอัตโนมัติและวันหยุดพักผ่อนเวลาส่วนตัวและเวลาป่วย

การประมวลผลการหักเงิน

การหักเงินจำนวนหนึ่งมีผลต่อเช็คเงินเดือนของพนักงาน รายการตรวจสอบควรแสดงรายการการหักเงินตามกฎหมายและการหักเงินโดยสมัครใจเพื่อค้นหาเมื่อดำเนินการจ่ายเงินเดือน ออกแบบรหัสสำหรับการหักเงินแต่ละประเภทเช่น GARN สำหรับค่าจ้าง, CH SUPP สำหรับคำสั่งเลี้ยงดูบุตร, FED สำหรับภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลาง, SS สำหรับภาษีประกันสังคมและ MED สำหรับการหักค่ารักษาพยาบาล

เมื่อคุณดำเนินการจ่ายเงินเดือนสองสามครั้งคุณจะคุ้นเคยกับการหักเงินที่มีผลต่อพนักงาน นอกจากนี้การรวมการหักเงินในรายการตรวจสอบจะช่วยเมื่อคุณตรวจสอบบัญชีเงินเดือนก่อนที่จะพิมพ์เช็คเงินเดือน รายงานการตรวจสอบจะแสดงการหักเงินที่จะเกิดขึ้นในเช็คเงินเดือนของพนักงาน หากสมมติว่าการหักเงินเกิดขึ้นกับพนักงานคนใดคนหนึ่ง แต่ไม่เกิดขึ้นคุณสามารถตรวจจับและแก้ไขได้ล่วงหน้า

Paycheck / การประมวลผลการฝากโดยตรง

รายการตรวจสอบต้องรวมถึงการพิมพ์เช็คเงินเดือนและต้นขั้วการจ่ายเงิน หากนายจ้างเสนอเงินฝากโดยตรงรายการตรวจสอบควรมีขั้นตอนการฝากโดยตรงเช่นกันโดยเฉพาะการสร้างไฟล์เงินฝากโดยตรง ส่งไฟล์ไปที่ธนาคารและตรวจสอบว่าธนาคารได้รับไฟล์อย่างถูกต้องและจำนวนเงิน

การรายงาน

พระราชบัญญัติมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรมของกระทรวงแรงงานสหรัฐ (FLSA) กำหนดระเบียบการเก็บบันทึกข้อมูลที่นายจ้างต้องปฏิบัติตาม ภายใต้ FLSA นายจ้างต้องเก็บบันทึกการจ่ายเงินเดือนเป็นเวลาอย่างน้อยสามปี นอกจากนี้นายจ้างจะต้องเก็บบันทึกไว้เพื่อให้ได้รับการตรวจสอบจากกรมเนื่องจากการรักษาบันทึกการจ่ายเงินเดือนที่ไม่เหมาะสมถือเป็นการละเมิด FLSA ดังนั้นรายการตรวจสอบควรมีบันทึกการจ่ายเงินเดือนที่จำเป็นทั้งหมดที่ต้องได้รับการดูแลซึ่งรวมถึงการลงทะเบียนเงินเดือนและบัตรเวลาสำหรับแต่ละงวดการจ่ายเงิน

หากแผนกอื่นจัดการเรื่องการจ่ายเงินเดือนที่เกี่ยวข้องเช่นการบริหารผลประโยชน์การบัญชีเงินเดือนและ / หรือการรายงานภาษีเงินเดือนให้แสดงรายการรายงานที่ต้องส่งต่อไปยังแผนกเหล่านี้เช่นการลงทะเบียนเงินเดือนรายไตรมาสและรายปีสำหรับการยื่นแบบฟอร์ม 941 และ W-2 ตามลำดับ