วัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน

การดำเนินงานในองค์กรธุรกิจเป็นงานประจำที่ต้องใช้ทักษะและทรัพยากรของบุคคลหลายคน เจ้าของธุรกิจต้องจัดระบบบัญชีเทคโนโลยีสารสนเทศและระบบการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพระหว่างพนักงานและลูกค้า ความแข็งแกร่งของแต่ละระบบส่งผลโดยตรงต่อความสำเร็จทางการเงินขององค์กรธุรกิจ ความเข้าใจในการควบคุมภายในและองค์ประกอบต่างๆช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถจัดโครงสร้างองค์กรในลักษณะที่ส่งเสริมการเติบโตและป้องกันความสับสน

คำจำกัดความ

การควบคุมภายในคือกระบวนการที่ฝ่ายบริหารจัดโครงสร้างองค์กรเพื่อให้ความมั่นใจว่ากิจการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิผลและประสิทธิผลมีระบบการรายงานทางการเงินที่เชื่อถือได้และปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง ระบบการควบคุมภายในที่ประสบความสำเร็จไม่ได้สร้างขึ้นในชั่วข้ามคืน แต่เป็นกระบวนการต่อเนื่องในการปรับแต่งการทำงานภายในขององค์กร หลายองค์กรสรุประบบการควบคุมภายในไว้ในคู่มือการปฏิบัติงานและคู่มือเพื่อให้พนักงานสามารถอ้างถึงนโยบายของกิจการได้อย่างง่ายดาย

วัตถุประสงค์

ระบบการควบคุมภายในเป็นสิ่งที่จำเป็นเพื่อช่วยให้พนักงานและคู่ค้าอื่น ๆ เข้าใจทัศนคติและวัตถุประสงค์ขององค์กรโดยรวม การควบคุมภายในให้ความมั่นใจอย่างสมเหตุสมผลแก่ลูกค้าและบุคคลอื่น ๆ ว่าธุรกรรมได้รับการบันทึกอย่างถูกต้องและทันเวลา ตัวอย่างเช่นผู้บริโภคจำนวนมากมีร้านค้าที่ชื่นชอบเนื่องจากธุรกิจเป็นที่รู้จักในการให้บริการที่มีคุณภาพในเวลาที่เหมาะสม กล่าวอีกนัยหนึ่งคือผู้บริโภคเลือกที่จะสนับสนุนธุรกิจที่มีระบบการควบคุมภายในที่ดี

คุณสมบัติ

องค์ประกอบ 5 ประการของการควบคุมภายใน ได้แก่ การติดตามกิจกรรมการควบคุมข้อมูลและการสื่อสารการประเมินความเสี่ยงและสภาพแวดล้อมการควบคุม การตรวจสอบเกี่ยวข้องกับการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานและทำได้โดยการประเมินตนเองหรือการทบทวนโดยเพื่อน กิจกรรมการควบคุมช่วยลดและจัดการความเสี่ยงในองค์กร ตัวอย่างเช่นรหัสผ่านจะถูกวางไว้ในโปรแกรมคอมพิวเตอร์เพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต ข้อมูลและการสื่อสารเกี่ยวข้องกับการให้พนักงานและลูกค้ามีความสามารถในการแสดงออกและรวบรวมข้อมูล การสื่อสารและข้อมูลที่ประสบความสำเร็จมีตั้งแต่เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ขั้นสูงไปจนถึงการประชุมพนักงานเป็นประจำ การประเมินความเสี่ยงและสภาพแวดล้อมการควบคุมเกี่ยวข้องกับทั้งระบบและประเมินเป้าหมายโดยรวมขององค์กรและบรรลุเป้าหมายอย่างไร

ความสำคัญ

ระบบการควบคุมภายในขององค์กรได้รับการประเมินบนพื้นฐานที่สอดคล้องกัน ก่อนที่จะอนุมัติการจัดหาเงินเจ้าหนี้มักจะขอรายชื่อผู้บริหารและบุคคลที่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงบัญชีธนาคารโดยตรง กล่าวอีกนัยหนึ่งเจ้าหนี้จะสอบถามเกี่ยวกับกิจกรรมการควบคุมและสภาพแวดล้อมการควบคุมโดยรวม นอกจากนี้ผู้ตรวจสอบต้องได้รับและจัดทำเอกสารความเข้าใจเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมการควบคุมภายในของกิจการในระหว่างขั้นตอนการวางแผนของการตรวจสอบงบการเงิน

ข้อควรพิจารณา

ความล้มเหลวในการสร้างระบบการควบคุมภายในแสดงถึงการขาดทิศทางสำหรับกิจการ เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากยืนยันให้พนักงานลงนามในเอกสารที่ระบุว่าพวกเขาอ่านคู่มือที่มีนโยบายและขั้นตอนปฏิบัติ สิ่งนี้ให้ความคุ้มครองอย่าง จำกัด แก่เจ้าของธุรกิจหากพนักงานละเมิดนโยบายและทำให้องค์กรเสี่ยงต่อการถูกดำเนินการทางกฎหมาย