ส่งอีเมลเคารพในที่ทำงาน

อีเมลเป็นรูปแบบการสื่อสารสองทางที่แพร่หลายในชีวิตประจำวันของคนจำนวนมากไม่ว่าจะเป็นที่บ้านและที่ทำงาน อย่างไรก็ตามคนงานบางคนอาจไม่สามารถแยกวิถีชีวิตส่วนตัวที่ผ่อนคลายออกจากสภาพแวดล้อมของมืออาชีพที่เคารพได้อย่างเหมาะสม Nikita Garia แนะนำในบทความเกี่ยวกับส่วน "India Real Time" ของเว็บไซต์ "The Wall Street Journal" ว่าการเคารพอีเมลไม่เพียง แต่มีความสำคัญในการตั้งสำนักงานของคุณเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเมื่อคุณสื่อสารกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจอื่น ๆ นอก สถานที่ทำงาน - และทั่วโลก

การเขียน

คุณอยู่ในโหมดจัดองค์ประกอบอยู่ตลอดเวลาเมื่อคุณสร้างหรือตอบกลับข้อความอีเมล พยายามใช้ทักษะการเขียนที่ดีอยู่เสมอทั้งไวยากรณ์การสะกดคำและโครงสร้างประโยค ใช้ภาษาแบบมืออาชีพแม้ในการตั้งค่าการทำงานแบบสบาย ๆ เว้นแต่ทั้งองค์กรจะอยู่ในหน้าเดียวกัน แม้ว่าข้อความที่ส่งถึงพนักงานในที่ทำงานจะมีขึ้นเพื่อใช้เป็นทางเลือกในการสื่อสารและไม่ใช่เพื่อการตีพิมพ์ทางวรรณกรรม แต่ควรจัดรูปแบบข้อความของคุณเช่นเรียงความหรือข่าวประชาสัมพันธ์ - บทนำเนื้อหาและบทสรุปหากเป็นประโยคที่ยาวหลายประโยค .

การส่ง

ลองนึกภาพว่าข้อความอีเมลใหม่จะปรากฏบนหน้าจอคอมพิวเตอร์สำหรับผู้รับอย่างไร กล่องจดหมายสำหรับไคลเอนต์อีเมลหรือโปรแกรมจะแสดงเฉพาะข้อมูลเล็กน้อยเกี่ยวกับลักษณะของข้อความ - หัวเรื่องผู้ส่งและวันที่ / เวลา ใส่หัวเรื่องในอีเมลไว้เป็นมารยาทเพื่อให้ผู้รับทราบได้อย่างรวดเร็วว่าอีเมลนั้นเกี่ยวกับอะไร นอกจากนี้ยังเป็นเจ้าของอย่างเต็มที่และเพิ่มคุณสมบัติการปรับแต่งส่วนบุคคลสำหรับบัญชีอีเมลของคุณ ตัวอย่างเช่นไปที่การตั้งค่าอีเมลของคุณและกรอกชื่อและนามสกุลของคุณตลอดจนตำแหน่งและแผนกของคุณ สร้างลายเซ็นที่มีข้อมูลเดียวกันนี้ แต่ยังแสดงที่อยู่โทรศัพท์และแฟกซ์ของคุณด้วยหากมี ความเอื้อเฟื้อนี้ช่วยให้ผู้ส่งระบุตัวตนของคุณได้และยังช่วยลดเวลาในการติดตามข้อมูลเพิ่มเติมของคุณ

การรับ

อ่านข้อความอีเมลใหม่และอีเมลขาเข้าของคุณโดยเร็วที่สุดในกรณีที่ผู้ส่งจำเป็นต้องตอบกลับอย่างรวดเร็วหรือฉุกเฉิน ในโปรแกรมอีเมลหลายโปรแกรมผู้ส่งสามารถใส่เครื่องหมายอัศเจรีย์ "!" ทำเครื่องหมายเพื่อแสดงความสำคัญสูง นอกจากนี้ให้เปิดใช้งานคุณสมบัติการแจ้งเตือนการรับในโปรแกรมอีเมลของคุณด้วยความเคารพต่อผู้คนในที่ทำงานของคุณที่ต้องการเอกสารว่าอีเมลนั้นมาถึงในกล่องขาเข้าของคุณและคุณอ่านข้อความนั้น อนึ่งการเปิดใช้งานคุณลักษณะการแจ้งเตือนอัตโนมัติช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการตอบกลับอีเมลที่หวาดระแวงตามบรรทัดต่อไปนี้: "คุณได้รับอีเมลของฉันหรือไม่"

การตอบกลับ

ตอบกลับข้อความอีเมลโดยเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และเมื่อเวลาเอื้ออำนวย เมื่อคุณรับสายทั้งคุณและผู้โทรจะสามารถนับจำนวนเสียงเรียกเข้าได้ ในทำนองเดียวกันผู้ส่งอีเมลสามารถใช้การประทับเวลาเพื่อนับจำนวนนาทีที่ใช้ในการอ่านและตอบกลับข้อความอีเมล เขียนและตอบกลับโดยเร็วที่สุดอย่างไม่มีมารยาท หรืออีกวิธีหนึ่งคือส่งข้อความสั้น ๆ เป็นการส่วนตัวโดยระบุว่าคุณได้รับข้อความและเมื่อคุณคาดว่าจะตอบกลับแบบเต็ม เพื่อนร่วมงานของคุณจะประทับใจที่อย่างน้อยคุณก็มีข้อความอีเมลและเนื้อหาในจานของคุณสำหรับวันนั้น

กำลังเก็บถาวร

บันทึกข้อความอีเมลในที่ทำงานให้นานที่สุดโดยไม่ต้องเสียสละองค์กรหรือทำให้ทรัพยากรที่เก็บข้อมูลในสำนักงานหมดลง สร้างโฟลเดอร์ที่มีชื่อของบุคคลหรือแผนกที่มักส่งอีเมลถึงคุณจากนั้นตั้งค่าตัวกรองที่จะส่งอีเมลเหล่านั้นในโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ ล้างกล่องจดหมายของคุณเป็นระยะ ๆ และใส่อีเมลที่ไม่ได้จัดเรียงไว้ในโฟลเดอร์ที่สร้างขึ้นใหม่หรือในถังรีไซเคิล ตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติที่บันทึกอีเมลไปยังที่เก็บที่สองหลังจากจำนวนวันที่กำหนด ในหลาย ๆ ประการอีเมลเป็นเอกสารในสถานที่ทำงานอย่างเป็นทางการเช่นเดียวกับการพิมพ์บันทึกหรือจดหมาย "Re:" (related) ลงบนกระดาษ นอกจากนี้อีเมลยังอาจใช้เป็นเอกสารประกอบในประเด็นทางกฎหมายสำหรับธุรกิจ