รายการตรวจสอบสำหรับการควบคุมภายในทางการเงิน

คณะกรรมการขององค์กรที่ให้การสนับสนุนเกิดจากการริเริ่มของภาคเอกชนที่เรียกว่า Treadway Commission ในปี 1987 COSO ได้รับมอบหมายให้พัฒนาและอธิบายกรอบการทำงานแบบบูรณาการสำหรับการกำหนดคำจำกัดความของการควบคุมภายในที่สม่ำเสมอมากขึ้น ในความหมายที่กว้างที่สุดกรอบการควบคุมภายในแบบบูรณาการของ COSO กำหนดระบบการควบคุมภายในว่าเป็นกระบวนการที่มีแนวโน้มที่จะมีการติดตามประเมินผลและปรับเปลี่ยน การควบคุมภายในเฉพาะที่ใช้ในการดำเนินธุรกิจประจำวันเป็นที่คุ้นเคยกับธุรกิจขนาดเล็กมากกว่ามุมมองแนวความคิดกว้าง ๆ ของกรอบงาน COSO แต่ทั้งสองมีมุมมองเกี่ยวกับระบบการควบคุมภายใน

การวิเคราะห์เบื้องต้น

กรอบงาน COSO สำหรับการควบคุมภายในตั้งอยู่บนแนวคิด 5 ประการ ประการแรกคือสภาพแวดล้อมการควบคุมหรือพื้นฐานของการควบคุมภายใน สภาพแวดล้อมการควบคุมประกอบด้วยค่านิยมที่ผู้บริหารสื่อสารโอกาสในการส่งเสริมและตอบแทนความซื่อสัตย์ องค์ประกอบที่สองในกรอบคือการประเมินความเสี่ยง ธุรกิจจำเป็นต้องกำหนดวัตถุประสงค์และทำการประเมินเพื่อระบุความเสี่ยงต่อการบรรลุวัตถุประสงค์เช่นการฉ้อโกง องค์ประกอบที่สามกิจกรรมการควบคุมเกี่ยวข้องกับงานเฉพาะในการสร้างนโยบายการควบคุมภายใน ข้อมูลและการสื่อสารแนวคิดที่สี่หมายถึงการใช้ระบบสารสนเทศอย่างมีประสิทธิผลเพื่อจัดทำรายงานเกี่ยวกับประเด็นด้านปฏิบัติการการเงินและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ การเผยแพร่ข้อมูลอาศัยช่องทางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพทั่วทั้งระดับต่างๆขององค์กร แนวคิดที่ห้าการติดตามคือการสังเกตและการประเมินการควบคุมภายใน การกำหนดกรอบโดยรวมตามแบบจำลอง COSO นี้เป็นขั้นตอนแรกในการพัฒนาระบบการควบคุมภายใน

สร้างรายการตรวจสอบ

หลังจากเสร็จสิ้นการวิเคราะห์ตามกรอบงาน COSO คุณควรสร้างรายการตรวจสอบเพื่อระบุพื้นที่ที่ต้องสร้างการควบคุมภายใน สำหรับธุรกิจขนาดเล็กมักจะต้องมีรายการตรวจสอบสำหรับขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการจัดการใบเสร็จรับเงิน การเบิกจ่ายเงินสดและการชำระเงิน ขั้นตอนเงินสดย่อย ขั้นตอนและการเตรียมการจ่ายเงินเดือน การจัดการสินค้าคงคลังและความปลอดภัยของข้อมูล แสดงรายการธุรกรรมที่เกิดขึ้นตามปกติของธุรกิจภายใต้หัวข้อกว้าง ๆ พิจารณาขั้นตอนในแต่ละธุรกรรมและระบุรายละเอียด ตัวอย่างเช่นการจัดการใบเสร็จรับเงินจะต้องมีการรวบรวมการตรวจนับการตรวจสอบความถูกต้องของยอดลงทะเบียนการจัดเตรียมเงินฝากและงานอื่น ๆ

แยกหน้าที่

การควบคุมภายในส่วนใหญ่สร้างขึ้นจากหลักการแบ่งแยกหน้าที่ ประกอบด้วยวิธีการตรวจสอบและถ่วงดุลในกระบวนการทำธุรกรรมทางธุรกิจ กุญแจสำคัญคือการแยกธุรกรรมแต่ละรายการออกเป็นขั้นตอนจากนั้นมอบหมายแต่ละขั้นตอนให้กับพนักงานหรือแผนกต่างๆ พื้นที่ทั่วไปที่ควรแยก ได้แก่ การดูแลหรือควบคุมทรัพย์สินการเก็บบันทึกการอนุญาตและการกระทบยอดบัญชี ตัวอย่างเช่นพนักงานที่รับและนับเงินสดไม่ควรเตรียมเงินฝาก ตัวแทนจัดซื้อไม่ควรจัดการการชำระเงินให้กับผู้ขาย การตรวจสอบจำนวนหนึ่งควรต้องมีสองลายเซ็น และคุณควรแยกการจัดทำบัญชีเงินเดือนและการออกเช็ครวมทั้งการเตรียมเงินฝากธนาคารจากการกระทบยอดรายเดือน

สร้างการควบคุม

เมื่อกำหนดรูปแบบการควบคุมภายในแล้วคุณต้องกำหนดให้เป็นนโยบายและขั้นตอน สร้างฉันทามติและประเมินด้วยพนักงานที่เชื่อถือได้ซึ่งมีประสบการณ์ด้านบัญชี ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายและบัญชีหากจำเป็น โปรดจำไว้ว่าระบบการควบคุมภายในเป็นกระบวนการต่อเนื่องและพัฒนาวิธีการวัดผลการดำเนินงานเมื่อเวลาผ่านไป