วิธีผสานเขตข้อมูลผู้ติดต่อที่ซ้ำกันใน Outlook

ฐานข้อมูลข้อมูลการติดต่อของคุณเป็นส่วนสำคัญในการดำเนินงานประจำวันของสำนักงานของคุณ ด้วยวิธีนี้คุณสามารถติดต่อกับลูกค้าและลูกค้าตลอดจนสื่อสารกับผู้รับเหมาและบุคคลอื่น ๆ ได้โดยไม่ต้องวุ่นวายกับการไล่หาหมายเลขโทรศัพท์ เพื่อให้บันทึกผู้ติดต่อของคุณคงอยู่เสมอให้รวมผู้ติดต่อที่ซ้ำกันทุกครั้งที่คุณได้รับแจ้งเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ฐานข้อมูล Outlook ของคุณยุ่งเหยิงด้วยแผ่นงานที่ไม่จำเป็น หากคุณกำลังนำเข้าที่ติดต่อจากไฟล์ข้อมูลภายนอกให้รวมระเบียนที่มีอยู่ในระหว่างกระบวนการนำเข้า

รวมผู้ติดต่อใหม่กับบันทึกที่มีอยู่

1

คลิกตัวเลือก“ อัปเดตและเปิดที่ติดต่อทางธุรกิจที่มีอยู่พร้อมข้อมูลใหม่จากรายการนี้” ในหน้าต่างแจ้ง“ ตรวจพบรายการที่ซ้ำกัน”

2

คลิกปุ่ม "เปิดที่ติดต่อทางธุรกิจ" เพื่อดูว่าช่องใดจะได้รับการอัปเดตในบันทึกการติดต่อที่มีอยู่ ตรวจสอบผู้ติดต่อและปิดหน้าต่าง

3

คลิกปุ่ม“ ตกลง” เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

ผสานผู้ติดต่อขณะนำเข้าจากไฟล์ข้อมูล

1

คลิกแท็บ "ไฟล์" จากนั้นคลิกแท็บ "Business Contact Manager" คลิก“ นำเข้าและส่งออก” เพื่อเปิดตัวช่วยสร้างการนำเข้า / ส่งออกผู้ติดต่อ

2

คลิก“ นำเข้าจากไฟล์” เลือกไฟล์ตัวจัดการที่ติดต่อที่คุณต้องการรวมเข้ากับ Outlook จากนั้นคลิกปุ่ม“ เปิด” คลิกปุ่ม "ถัดไป"

3

เลือกตัวเลือก“ Update Existing Records” ภายใต้หัวข้อ“ Duplicate Handling”

4

เลือกช่องข้อมูลเพิ่มเติมที่คุณต้องการนำเข้าเช่นประวัติการสื่อสารและรูปแบบที่กำหนดเอง

5

คลิกปุ่ม "นำเข้า"