ข้อมูลสี่ประเภทในแผ่นงาน

ไม่ว่าคุณจะทำงานให้กับธุรกิจแม่และเด็กเล็ก ๆ หรืออยู่ใน บริษัท ยักษ์ใหญ่ข้ามชาติสเปรดชีตมักจะเป็นเครื่องมือที่ล้ำค่าสำหรับธุรกิจของคุณ บริษัท ทั้งหมดจัดการข้อมูลประเภทต่างๆเช่นรายชื่อลูกค้าสินค้าคงคลังบัญชีลูกหนี้ผู้ติดต่อทางการตลาดและอื่น ๆ อีกมากมาย สเปรดชีตทำให้ง่ายต่อการป้อนข้อมูลลงในแผ่นงาน (แท็บเดียวหรือ "หน้า" ของไฟล์สเปรดชีต) และเพื่อจัดการข้อมูลเพื่อการนำเสนอและการวิเคราะห์ แม้ว่าข้อมูลจะมีหลายประเภท (และหลายวิธีในการระบุลักษณะ) แต่ธุรกิจของคุณอาจต้องอาศัยข้อมูลหลัก 4 ประเภทในการจัดการข้อมูลของคุณ

ดอลลาร์ดอลลาร์ดอลลาร์!

อะไรจะสำคัญต่อธุรกิจมากกว่าการติดตามเงินที่เข้ามาและเงินที่คุณใช้จ่ายไป สเปรดชีตเป็นเครื่องมือที่เหมาะสำหรับการดูและวิเคราะห์การเคลื่อนไหวของเงินเข้าและออกจากธุรกิจของคุณ คุณสามารถจัดรูปแบบส่วนของแผ่นงานของคุณ - เลือกคอลัมน์แถวหรือช่วงของเซลล์เพื่อรับรู้รายการที่เป็นตัวเลขว่าเป็นตัวแทนของเงิน ซอฟต์แวร์ของคุณจะใช้การจัดรูปแบบที่คุณเลือกสำหรับรายการเงินโดยอัตโนมัติเช่นการใช้เครื่องหมายดอลลาร์กับรายการและแสดงด้วยทศนิยมสองตำแหน่งเพื่อแทนเซนต์ มีหลายวิธีที่คุณสามารถปรับเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏตัวอย่างเช่นโดยการเลือกหน่วยสกุลเงินอื่นที่ไม่ใช่ดอลลาร์สหรัฐหรือกำจัดรายการเซ็นต์ซึ่งมีประโยชน์สำหรับจำนวนเงินดอลลาร์จำนวนมาก

การจัดการหมายเลข

ธุรกิจต่างๆติดตามข้อมูลตัวเลขที่น่ากลัวนอกเหนือจากเงิน บางส่วนเป็นการนับที่ตรงไปตรงมาเช่นจำนวนยานพาหนะในกองเรือของ บริษัท หรือจำนวนครั้งที่ลูกค้าของคุณแต่ละรายได้รับการติดต่อทางโทรศัพท์ หมายเลขอื่นเป็นตัวแทนมากกว่าเช่นหมายเลขโทรศัพท์ของลูกค้าหรือหมายเลขประกันสังคมของเจ้าหน้าที่ของคุณ ธุรกิจบางแห่งมีความจำเป็นที่จะต้องเก็บรักษารายการข้อมูลตัวเลขเฉพาะทางเช่นฟิลด์ละติจูดและลองจิจูดหรือหมายเลขเขตรัฐสภา

สเปรดชีตของคุณมีตัวเลือกการจัดรูปแบบมากมายสำหรับตัวเลขประเภทนี้เช่นกัน คุณสามารถให้ตัวเลขปรากฏโดยมีหรือไม่มีเครื่องหมายจุลภาคหรือด้วยรูปแบบมาตรฐานโดยมีเครื่องหมายขีดกลางและวงเล็บตามความเหมาะสม คุณอาจต้องการให้หมายเลขโทรศัพท์ของคุณปรากฏพร้อมกับรหัสพื้นที่ในวงเล็บตัวอย่างเช่นหรือหมายเลขประกันสังคมเพื่อรวมเครื่องหมายขีดกลางไว้ในตำแหน่งที่เหมาะสม

ข้อความเป็นประเภทข้อมูล

ชื่อลูกค้าคำอธิบายผลิตภัณฑ์เมืองประเทศที่อยู่อีเมลซึ่งทั้งหมดนี้และอื่น ๆ มักจะถูกป้อนลงในสเปรดชีตในรูปแบบข้อความ ข้อความเป็นรูปแบบของข้อมูลอย่างไม่ต้องสงสัย ตัวอย่างเช่นสเปรดชีตของคุณสามารถจัดเรียงตามลำดับตัวอักษรของรายชื่อยาว ๆ ได้ในทันทีเพราะจะจดจำรายการข้อความเป็นข้อมูลและสามารถจัดการได้อย่างเหมาะสม

พิจารณาอย่างรอบคอบในช่องป้อนข้อความของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการป้อนชื่อลูกค้าในช่องแยกจากนามสกุล ทำให้ง่ายต่อการจัดเรียงรายการตามตัวอักษรทั้งชื่อหรือนามสกุล ในทำนองเดียวกันการป้อนที่อยู่แบบเต็มในเซลล์เดียวอาจไม่เป็นประโยชน์เท่ากับการแบ่งที่อยู่ออกเป็นช่องต่างๆเช่นเมืองรัฐและรหัสไปรษณีย์เพื่อให้สามารถจัดเรียงพารามิเตอร์เหล่านี้ได้อย่างรวดเร็ว

เคล็ดลับ

สามารถเขียนวันที่ในรูปแบบข้อความหรือในรูปแบบตัวเลขมาตรฐาน หากคุณระบุเขตข้อมูลหรือช่วงของเซลล์ในแผ่นงานของคุณเป็นรายการวันที่สเปรดชีตของคุณสามารถแปลงไปมาระหว่างการแสดงตัวเลขและข้อความได้อย่างง่ายดาย

สูตรแผ่นงาน

แม้ว่าจะไม่ใช่ข้อมูล แต่ความสามารถในการป้อนสูตรเป็นคุณสมบัติที่สำคัญของการจัดการข้อมูลในสเปรดชีต ลองนึกภาพว่าถูกขอให้ตรวจสอบยอดขายในช่วงห้าปีที่ผ่านมาสำหรับผลิตภัณฑ์มากกว่าหนึ่งพันรายการเพื่อดูว่ายอดขายเพิ่มขึ้นที่ใดและลดลงจากที่ใด การทำภารกิจเช่นนี้ด้วยตนเองจะใช้เวลาหลายวันหากไม่ใช่สัปดาห์และเกี่ยวข้องกับความน่าเบื่ออย่างไม่น่าเชื่อ แต่ด้วยสูตรที่สร้างมาอย่างดีหรือสองสูตรสเปรดชีตสามารถจัดการงานได้ในไม่กี่วินาที