แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับรายงานประจำปีด้านการประชาสัมพันธ์

หากคุณดำเนินการ บริษัท ประชาสัมพันธ์หรือหน่วยงานด้านการสื่อสารที่คล้ายกันอุตสาหกรรมคาดว่าคุณจะเผยแพร่รายงานประจำปี รายงานนี้ให้รายละเอียดเกี่ยวกับการเงินของปีก่อนหน้าของ บริษัท แสดงรายการค่าใช้จ่ายที่สำคัญและสื่อสารแผนสำหรับปีต่อ ๆ ไป การปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับรายงานประจำปีจะช่วยให้ขั้นตอนการเขียนเอกสารมีความคล่องตัว

ข้อความแนะนำตัว

รายงานประจำปีมักจะมีข้อความแนะนำตัวจากประธานเจ้าหน้าที่บริหารผู้จัดการทั่วไปหรือเจ้าของธุรกิจ ในจดหมายฉบับนี้ซึ่งควรมีความยาวไม่เกิน 1 หน้าคุณควรพูดถึงความสำเร็จที่สำคัญของปีที่ผ่านมาและกล่าวถึงข้อกังวลเร่งด่วน หากเศรษฐกิจอยู่ในช่วงตกต่ำให้ร่างวิธีการรับมือของ บริษัท คิดว่าจดหมายเป็นวิธีสื่อสารโดยตรงกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียใน บริษัท ของคุณไม่ว่าจะเป็นลูกค้าสมาชิกในคณะกรรมการผู้ขายและสมาชิกในชุมชน ถามตัวเองว่าคนเหล่านี้ต้องการอะไรและต้องการฟังความคืบหน้าของ บริษัท ในช่วง 12 เดือนที่ผ่านมาจากนั้นเขียนถึงพวกเขาอย่างมืออาชีพ แต่ไม่เป็นทางการ กล่าวอีกนัยหนึ่งคืออย่าปลีกตัวมากเกินไป แต่ควรเขียนราวกับว่าคุณกำลังสื่อสารกับเพื่อนเก่าที่กังวลเกี่ยวกับอายุขัยของธุรกิจ

ข้อมูลทางการเงินที่ถูกต้อง

รายงานประจำปีทั้งหมดต้องมีงบการเงินที่ถูกต้องและได้รับการตรวจสอบ โดยปกติจะรวมถึงงบดุลงบกำไรขาดทุนและงบกระแสเงินสด นี่อาจเป็นครั้งเดียวในรอบปีปฏิทินที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียบางส่วนของคุณดูข้อมูลทางการเงินของ บริษัท ดังนั้นการนำเสนอข้อมูลที่ถูกต้องจึงเป็นเรื่องสำคัญ รายงานประจำปีสามารถใช้เป็นแนวทางในการศาลนักลงทุนรายใหม่ได้ดังนั้นสิ่งสำคัญคืออย่าหลอกลวงผู้สนับสนุนทางการเงินที่มีศักยภาพของคุณโดยเฉพาะอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมการประชาสัมพันธ์เชิงสร้างสรรค์ซึ่งบางครั้งนักลงทุนก็ยากที่จะเข้ามา

กราฟแผนภูมิและภาพ

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณมาจากภูมิหลังที่แตกต่างกันและพวกเขาไม่ได้มีความเข้าใจทางการเงินทั้งหมด การรวมแผนภูมิกราฟและการแสดงภาพอื่น ๆ ของข้อมูลทางการเงินและเมตริกประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณสื่อสารข้อความของคุณในรูปแบบที่อ่านง่ายและเป็นมิตรกับผู้ใช้มากขึ้น ตัวอย่างเช่นคุณอาจรวมแผนภูมิที่แสดงผลกำไรสำหรับปีการเงินที่ผ่านมาเปรียบเทียบกับข้อมูลจากปีก่อนหน้าและการคาดการณ์สำหรับปีถัดไป แผนภูมิและกราฟยังช่วยชี้แจงข้อมูลทางการเงินที่หนาแน่นโดยแสดงตัวเลขเป็นเปอร์เซ็นต์ของงบประมาณโดยรวมของ บริษัท และผลกำไรสูงสุด

คำกระตุ้นการตัดสินใจ

รายงานประจำปีจำนวนมากมี "คำกระตุ้นการตัดสินใจ" เป็นส่วนสุดท้าย คำกระตุ้นการตัดสินใจคล้ายกับจดหมายจากผู้จัดการทั่วไปหรือเจ้าของธุรกิจ แต่ส่วนนี้ขอให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้ามามีส่วนร่วมกับ บริษัท โดยเฉพาะในปีหน้า ในบางวิธีการเรียกร้องให้ดำเนินการจะคล้ายกับสำนวนการขาย แต่แทนที่จะเป็นการขายยากควรใช้ส่วนนี้เพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบเกี่ยวกับการนำเสนอผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ ที่น่าตื่นเต้นการขยายฐานลูกค้าประชาสัมพันธ์หรือช่องทางการสื่อสารใหม่ ๆ เช่นโซเชียล สื่อ